Rotina de gestão da loja de móveis planejados: o que olhar todo dia, toda semana e todo mês

Quem toca uma loja de móveis planejados conhece a sensação: o dia acaba e ninguém olhou para os números. Teve cliente cobrando prazo, montador ligando da obra, vendedor pedindo mais desconto e fornecedor mandando boleto. Tudo urgente, nada planejado.

A saída não é trabalhar mais horas. É ter uma rotina de gestão: poucas perguntas, sempre as mesmas, feitas no momento certo. Este guia mostra o que olhar todo dia, toda semana e todo mês, e quem na equipe responde cada pergunta.

Por que a loja de planejados precisa de rotina

A loja de planejados tem um ciclo longo. Entre o primeiro contato e a montagem passam semanas ou meses, e o dinheiro entra parcelado. Por isso, o problema de hoje quase sempre nasceu lá atrás:

• a margem baixa nasceu no desconto dado na negociação;
• o atraso nasceu na medição que demorou ou no pedido que ficou parado;
• a assistência técnica nasceu na montagem feita às pressas;
• o caixa apertado nasceu no parcelamento longo sem conta de VPL.

Com uma rotina, o dono enxerga essas causas antes de virarem incêndio.

Todo dia: 15 minutos para o que vence hoje

A rotina diária é curta e olha só o que não pode esperar.

1. Prazos do dia. Que medição, envio de pedido ou montagem precisa acontecer hoje? Algum contrato entrou em atraso?
2. Leads novos e retornos. Quem pediu orçamento e ainda não teve resposta? Que proposta precisa de retorno hoje?
3. Montagens em andamento. Que equipe está em qual obra e se houve alguma pendência registrada.
4. Recebimentos e pagamentos do dia. O que entra e o que sai do caixa.

No Planejados Pro, o Radar de Prazos tem a lista Para Hoje, ao lado de Atrasados e do Pré-alerta de 5 dias. No CRM, os filtros por responsável, origem e interesse mostram os leads de cada vendedor. Pelo app do montador, a equipe faz check-in por GPS e registra fotos de antes e depois na obra.

Toda semana: a reunião de 30 minutos

Uma vez por semana, reúna vendas, projeto e operação por 30 minutos, sempre no mesmo dia. A pauta é fixa:

Vendas

• Quantos orçamentos saíram e quantos fecharam na semana?
• Que propostas estão em negociação há mais de 15 dias e qual o próximo passo de cada uma?
• Algum vendedor está dando desconto acima do limite combinado?

No CRM do sistema, o funil "Comercial" separa Novo, Em Contato, Orçamento, Negociação, Ganho e Perdido, e as etapas têm nome e cor editáveis.

Margem

• Os contratos fechados na semana respeitaram a margem mínima?
• Que formas de pagamento estão puxando a margem para baixo?

A margem real depende do prazo de pagamento, das taxas e das comissões. O guia de margem real antes de fechar a venda explica a conta, e a calculadora de preço ajuda a definir o preço e o limite de desconto.

Prazos e produção

• Que contratos estão em Atrasados e quem desbloqueia cada um?
• O que vence nos próximos 5 dias e dá para antecipar?
• Tem projeto executivo parado há mais de uma semana?

O workflow do Planejados Pro tem 7 estágios (Medição, Caderno Técnico, Revisão, Fabricação, Entrega, Montagem e Concluído) e o cronograma tem 6 marcos. Veja como montar esse controle no guia de prazo de entrega de móveis planejados.

Montagem e assistência

• Quantas montagens foram concluídas e quantas ficaram com pendência?
• Quantos chamados de assistência abriram e qual a causa de cada um (fábrica, medição, montagem ou transporte)?

O guia de gestão de montadores mostra como organizar agenda, checklist e retrabalho.

Todo mês: os números que mostram se a loja está saudável

No começo de cada mês, o dono separa uma ou duas horas para olhar o mês anterior com calma. As perguntas:

1. Faturamento e ticket médio. Quanto a loja vendeu e qual foi o valor médio por contrato?
2. Markup médio. O markup praticado ficou dentro do que a loja precisa para cobrir custos e lucro? Se não sabe a diferença entre markup e margem, comece pelo guia de markup ou margem.
3. Conversão. De cada 10 orçamentos, quantos viraram contrato?
4. Cancelamentos. Quantos contratos foram cancelados e por quê?
5. Parceiros. Quais arquitetos e parceiros mais indicaram vendas e quanto foi pago de comissão?
6. Caixa. O que entra e o que sai nos próximos 90 dias, com as parcelas já vendidas. Veja o guia de fluxo de caixa da loja de planejados.

Nos Relatórios Gerenciais do Planejados Pro, faturamento, markup médio, ticket médio, conversão, cancelados, evolução de vendas, top parceiros e fechamentos do período ficam na mesma tela.

Quem responde cada pergunta

A rotina só funciona quando cada pergunta tem dono. Um exemplo de divisão:

Em loja pequena, a mesma pessoa responde várias linhas. O importante é a pergunta ser feita no dia certo.

Erros comuns na rotina de gestão

• Olhar só o faturamento. Faturamento alto com margem baixa é trabalho de graça.
• Fazer a reunião semanal sem dados. Sem o funil e o radar de prazos na tela, a reunião vira opinião.
• Deixar o caixa para o fim do mês. Parcelamento longo cobra a conta meses depois.
• Não registrar a causa da assistência. Sem causa, o mesmo erro se repete na próxima obra.
• Controlar cada coisa numa planilha diferente. Vendas, prazo e caixa precisam conversar. Veja planilha ou sistema de gestão.

Checklist da rotina

• [ ] Checagem diária de 15 minutos: prazos do dia, leads, montagens e caixa
• [ ] Reunião semanal de 30 minutos com pauta fixa
• [ ] Revisão mensal de faturamento, markup, conversão, cancelados e caixa
• [ ] Cada pergunta com um responsável
• [ ] Limite de desconto por vendedor definido por escrito
• [ ] Causa registrada em todo chamado de assistência

Próximo passo

Rotina de gestão é mais fácil quando vendas, prazos, montagem e financeiro estão no mesmo lugar. O Planejados Pro é o sistema número 1 para lojas de móveis planejados, com 17 módulos e +100 lojas usando no dia a dia. Veja o comparativo com planilha e ERP genérico, conheça os planos ou consulte a central de ajuda.

Agende uma demonstração: planejadospro.com.br/#formulario